【定番の文例つき】退職祝いに喜ばれる手紙やメッセージの書き方と意識すべき3つのポイント

退職祝いの贈り物やフラワーギフトなどに欠かせないアイテムであるメッセージカードや手紙。

人生の門出を送り出す側としては、言葉の選択や文章の書き方の失敗を避け、これまでの感謝の気持ちを込めた温かい手紙やメッセージを贈りたいところ。

そこで、この記事では、退職祝いに喜ばれる手紙やメッセージの書き方と意識するべき3つのポイントについて、定番の文例とともにご紹介していきます。

退職祝いに感謝の気持ちを込めた手紙やメッセージを贈ろう

退職祝いを迎える方に対して、手紙でメッセージを贈ったり、お祝いのギフトに添えてメッセージを贈ったりすることで、感謝の気持ちや労いの気持ちがより伝わりやすくなります。

手紙やメッセージを書く場合には、パソコンで文章を打って印刷したものよりも手書きのものの方が温かみがあり喜ばれやすいためおすすめです。

メッセージを書く前に確認しておきたいこととしては、退職される理由、退職される方と自分の関係性、どういった気持ちを伝えるのかという点。

退職される理由や関係性によって贈る言葉というのは変わってきますし、これらを明確にしておくことで、スムーズに手紙やメッセージを書きやすくなります。

定型文をそのまま書くよりも、相手とのエピソードを踏まえたり、今後の生活を願う気持ちを伝えたり、自分なりのオリジナルメッセージを贈りましょう。

退職祝いの手紙やメッセージを書く注意点としては、上司や先輩などの目上の方に対しては「ご苦労様」という言葉は失礼にあたります。

目上の方には「お疲れさまでした」「ありがとうございました」などが適切になりますので、手紙やメッセージを書く際には注意しておきましょう。

退職祝いは、個人で贈る場合と部署などで複数人がお金を出しあって行う場合とが考えられます。いずれにしても、メッセージカードや手紙は喜ばれるため、プレゼントに添えると良いでしょう。

複数人で退職祝いを贈る際は、色紙にメッセージを書くのが定番ですよね。しかし、近年では複数人で退職祝いをする場合も個別にメッセージカードを贈る方法が流行っています。

もちろん、色紙も喜ばれますが、個別のメッセージカードであれば比較的たくさんの文字が書きやすく、また綺麗な状態を保ったまま渡しやすいといったメリットがあります。色紙のようにまとめた形で渡したければ、アルバム等にして渡すと便利です。

退職祝いには3つの大事なポイントがあります。

それは、退職される方の職場での活躍と労を労うこと、寂しさを伝えること、新しい道に進む事への応援をすること。

この3つのポイントを意識して手紙やメッセージを書くことで、相手が喜ぶような素敵な文章ができあがります。

具体的にどのような内容を書けばよいのか、順番に確認していきましょう。

退職される方が今までされていた仕事の内容や、上司であれば今まで自分がお世話になったこと、指導して頂いたこと、会社への貢献の功績や感謝の気持ちなどを称えましょう。

同僚や後輩であれば、その人の仕事での活躍で自分が刺激を受けたこと、見てきた努力を称えると良いでしょう。

それと同時に、

・「ありがとう御座いました」

・「○○年間、お疲れ様でした」

など、労をねぎらうような言葉を選ぶことが大切です。

同じ職場で共に努力し、喜び、悲しみ、多くの時間を共有してきた仲間が去っていくのはやはり寂しいものです。

職場で起こった出来事とともに、居なくなる寂しい気持ちを伝える言葉を書きましょう。

退職される方が、当時は辛いと感じた仕事でも「この職場で共に働けて良かった」と思えるような思い出を振り返りましょう。

ただし、あまりにも相手に心配をかけるような内容にならないような配慮は大切です。寂しいという気持ちは自然な感情ですが、マイナスな気持ちばかりを書いてしまうと相手に心配をかけてしまいますので注意しましょう。

寂しい、悲しいという気持ちを書く時は、これからの目標などを添えて前向きな気持ちも一緒に伝わるようにすると相手に負担をかけずにすみます。

③応援する

退職された後のこと、その人のこれからのさらなる飛躍を応援しましょう。

退社の理由は各自、それぞれあるでしょう。

しかし、どんな人にも次の生活と仕事が待っています。

新しい道には、必ず、不安と希望のどちらもがあります。

その人が次に進む新たな道を応援し、励ますことで、その人がその先を目指す糧になるのです。

上記3つのポイントを押さえた文例を3つご紹介します。

・「退職おめでとうございます。多くのご指導頂き、ありがとうございました。今後も健やかにお過ごし頂けますようお祈り申し上げます。」

・「長い間お疲れ様でした。貴方と励まし合い、努力し、共に過ごしてきた時間はかけがえのないものです。今後の益々のご活躍を楽しみにしています。」

・「大変お疲れ様でした。貴方がしてきた経験、努力はかけがえの無いものです。新天地でも実り多きものとなるよう応援しています。」

定番の文例のように、相手への感謝の気持ちやこれからの生活を応援する気持ちなどが込められている素敵な文章になり、相手へ気持ちが伝わります。

親しい間柄であれば、少し遊び心のあるメッセージも喜ばれます。しかし、あまりにふざけすぎたり、退職される方の家族が見た時に不愉快になるようなメッセージは避けましょう。

退職される方が気持ちよく退社し、新しい道に進める手紙やメッセージカードを渡してあげてくださいね。